Le monde des affaires est souvent complexe et comprend de nombreux documents essentiels au fonctionnement d’une entreprise. Parmi ceux-ci, l’extrait Kbis occupe une place prépondérante. Ce document, qui atteste de la légalité et de l’existence juridique d’une entreprise, est en effet indispensable dans le cadre de nombreuses démarches administratives ou commerciales. Voici donc un éclairage sur les différents aspects liés à ce précieux sésame.
Qu’est-ce que l’extrait kbis ?
L’extrait kbis est considéré comme la carte d’identité d’une entreprise. Il s’agit d’un document officiel délivré par le tribunal de commerce auprès duquel l’entreprise est immatriculée. On y trouve de nombreuses informations clés relatives à l’activité de cette dernière :
- Raison sociale,
- Nom commercial et enseigne,
- Numéro SIREN,
- Code NAF (ou APE) attribué par l’INSEE,
- Date de création de l’entreprise,
- Forme juridique,
- Capital social,
- Adresse du siège social et éventuellement celle des autres établissements,
- Statut au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés),
- Status des dirigeants et description de leurs fonctions,
- Déclarations et autorisations légales,
- Procédures collectives éventuelles (redressement, liquidation…).
Ce document revêt donc un caractère officiel et est indispensable pour attester de l’existence légale d’une entreprise.
Pourquoi demander un extrait kbis ?
L’utilisation principale de cet extrait sera utile dans différentes situations. Parmi les plus courantes :
Situations administratives
Qu’il s’agisse d’ouvrir un compte bancaire professionnel, de souscrire à des assurances ou de demander un financement auprès d’une institution financière, l’extrait Kbis est souvent requis comme justificatif de la légalité de l’entreprise.
Démarches commerciales
Les fournisseurs, clients ou partenaires peuvent également vous demander un extrait Kbis dans le cadre de leurs démarches commerciales. Cela leur permet de vérifier la réalité de votre activité et de s’assurer qu’elle opère en conformité avec la loi.
Gestion interne de l’entreprise
Enfin, dans certaines circonstances, il peut être nécessaire de se procurer un extrait Kbis pour apporter des modifications au sein de l’entreprise elle-même. Par exemple : changer de siège social, modifier la répartition du capital ou encore déclarer un nouvel établissement.
Comment obtenir un exemplaire de l’extrait kbis ?
Inscrites au RCS, les entreprises peuvent se procurer un original Kbis auprès du greffe compétent. Les démarches pour obtenir ce précieux document sont simples et variées.
Auprès du greffe du tribunal
Le moyen traditionnel de demander un extrait Kbis est de s’adresser directement au greffe du tribunal de commerce concerné par l’immatriculation de votre entreprise. Les documents délivrés en main propre à la personne qui effectue le déplacement ont une valeur d’exemplaire original. Notez que des frais seront généralement facturés pour cette demande.
Par courrier postal
Il est également possible de demander l’émission d’un extrait Kbis par voie postale, indirectement auprès du greffe compétent, ou en utilisant les services officiels délivrant ces extraits sur internet
En ligne
De nombreuses plateformes en ligne permettent aujourd’hui de simplifier ces démarches administratives. Vous pouvez donc passer par ces services pour obtenir un exemplaire numérique sécurisé. Cela vous évite de vous déplacer ou d’attendre de longs délais pour recevoir votre document. Attention toutefois aux prestataires peu scrupuleux : privilégiez les sites reconnus et officiels pour être sûr de recevoir un extrait valide et à jour.
Durée de validité et renouvellement de l’extrait kbis
Un extrait Kbis n’a pas de durée légale fixe, mais il dépasse rarement les 3 mois avant d’être considéré comme obsolète. Cela s’explique par le fait que les informations qu’il contient peuvent rapidement évoluer : changement de dirigeants, déménagements, nouveaux établissements…
Pour disposer à tout moment d’un extrait Kbis à jour et en conformité avec la loi, il est donc important de renouveler régulièrement cette demande. En tant qu’entreprise, il n’existe pas de moyen automatique pour mettre à jour l’extrait, mais rassurez-vous, nul besoin de procéder à des démarches systématiquement onéreuses ou détaillées pour rester aux normes rigoureuses !
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